Как подписать документ электронной подписью

b3773887753Несмотря на то, что сегодня использование ЭЦП для подписания документов стало привычной практикой, некоторые форматы файлов могут вызвать определенные трудности.

Когда необходимо подписать документ с помощью ЭЦП, мы чаще имеем дело с документами MS Office.

Предлагаем детально рассмотреть процедуру подписания таких файлов, а затем перейти к более редким форматам электронных документов.

Что такое электронная подпись документов?

Это электронный объект, который помогает установить авторство и удостоверится в аутентичности и целостности цифрового документа.

В зависимости от используемого Вами вида ЭЦП, это современное средство защиты электронной информации поможет подтвердить авторство и / или проследить изменения, внесенные в документ после его подписания.

e_signСтандартная процедура

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, необходимо сначала создать текст документа, затем добавить строку подписи и саму подпись. Процедура подписания документа может отличаться в зависимости от используемого программного обеспечения. Рассмотрим стандартную процедуру, рекомендованную для файлов седьмой версии MS Office.

Для добавления строки подписи в файл MS Office, необходимо:

  1. Поместить курсор в то место в подписываемом документе, куда необходимо добавить строку ЭЦП.
  2. Во вкладке Вставка выбрать группу Текст, далее навести курсор рядом со строкой «Строка подписи» выпадающего меню и выбрать «Строка подписи Microsoft Office».
  3. Осуществить настройку подписи в соответствующем диалоговом окне (ввести сведения о лице, подписывающем документ).
  4. При необходимости, создайте строку для еще одной подписи, следуя трем вышеуказанным пунктам.

Для подписания строки документа, необходимо выделить саму строку ввода ЭЦП. Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, обратитесь к диалоговому окну «Подпись» и выполните одно из следующих действий:

  • введите свое имя рядом со значком Х (добавится печатная версия ЭЦП);
  • также возможно использовать изображение своей рукописной подписи (нажмите кнопку «Выбрать рисунок»);
  • если Вы пользуетесь планшетным компьютером, Вы можете добавить свою рукописную подпись (введите свое имя рядом со значком Х);
  • если Вы используете специально программное обеспечение для ЭЦП, просто нажмите кнопку «Подписать».

Вы также можете создать невидимую подпись, которая не видна в содержании документа, но может быть отображена путем нажатия строки «Подпись», расположенной в строке состояния в нижней части экрана.

Электронная подпись документов: проще не бывает!

В основе подписания HTML- XML- и PDF-документов лежит вышеописанный принцип с некоторыми поправками. Чтобы подписать документ в формате HTML, необходимо создать скрытое hidden-поле в соответствующей форме. Но работа в web-браузера максимально упрощена для пользователя ЭЦП. Поэтому все, что Вам нужно сделать, это заполнить форму и нажать кнопки Подписать и Отправить. Остальное сделает за Вас система.

XML-документ подписывается, как обычный файл Office. Самая активная работа с файлами в формате XMLdsig осуществляется при поддержке программы КриптоАРМ и приложения Microsoft Office InfoPath 2003.

54215Надежный крипто-помощник

Использование специального программного обеспечение, предназначенного для выполнения криптооперций и управления цифровыми сертификатами, значительно облегчает процедуру подписания документов с помощью ЭЦП.

КриптоАРМ или её аналог (стоит дешевле) «Екей.Подпись» являются самыми распространенными программами для подобных криптооперций на территории СНГ. Помимо шифрования и надежного хранения данных, они предоставляют широкие возможности для того, чтобы быстро и удобно подписать документ с помощью ЭЦП:

  • можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов;
  • можно использовать как простую, так и усиленную электронную подпись;
  • можно создать не только первичную, но и дополнительную (подпись документа двумя и более лицами) и заверяющую (конечная подпись документа вышестоящим сотрудником) ЭЦП;
  • при работе с документами MS Office (Word, Excel, PowerPoint) возможно использование видимой и невидимой электронной подписи. Подписать документ с помощью ЭЦП можно двумя способами. Если в файл нужно добавить две или более подписи, для уменьшения риска возникновения ошибок используются видимые строки подписи. Если же документ подписывает одно лицо, используется невидимая ЭЦП;
  • КриптоАРМ или «Екей.Подпись» также позволяют снабдить лицо, подписывающее документ инструкциями (используйте поле Инструкции для подписывающего), самому подписывающему лицу добавить свой комментарий (поставьте соответствующий флажок), отображать дату подписания документа;
  • ограничение подписываемых файлов по размеру определяется исключительной объемом свободной памяти вашего компьютера;
  • одновременно может обрабатываться неограниченное количество файлов.

Для обеспечения юридической легитимности документов в формате PDF используется программа «КриптоПро PDF». С ее помощью осуществляется подписание документов Adobe Acrobat и Adobe Reader 7 версии и выше.

ЧТОБЫ ПОЛУЧИТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДПИСЬ —ЗАПОЛНИТЕ АНКЕТУ 

И СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ ЛЮБЫМ УДОБНЫМ СПОСОБОМ, УКАЗАННОМ В РАЗДЕЛЕ «КОНТАКТЫ»

Постоянная ссылка на это сообщение: http://printkmv.com/kak-podpisat-dokument-elektronnoj-p/