«

»

Май 26 2016

Распечатать Запись

Как подписать документ электронной подписью

b3773887753Несмотря на то, что сегодня использование ЭЦП для подписания документов стало привычной практикой, некоторые форматы файлов могут вызвать определенные трудности.

Когда необходимо подписать документ с помощью ЭЦП, мы чаще имеем дело с документами MS Office.

Предлагаем детально рассмотреть процедуру подписания таких файлов, а затем перейти к более редким форматам электронных документов.

Что такое электронная подпись документов?

Это электронный объект, который помогает установить авторство и удостоверится в аутентичности и целостности цифрового документа.

В зависимости от используемого Вами вида ЭЦП, это современное средство защиты электронной информации поможет подтвердить авторство и / или проследить изменения, внесенные в документ после его подписания.

e_signСтандартная процедура

Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, необходимо сначала создать текст документа, затем добавить строку подписи и саму подпись. Процедура подписания документа может отличаться в зависимости от используемого программного обеспечения. Рассмотрим стандартную процедуру, рекомендованную для файлов седьмой версии MS Office.

Для добавления строки подписи в файл MS Office, необходимо:

  1. Поместить курсор в то место в подписываемом документе, куда необходимо добавить строку ЭЦП.
  2. Во вкладке Вставка выбрать группу Текст, далее навести курсор рядом со строкой «Строка подписи» выпадающего меню и выбрать «Строка подписи Microsoft Office».
  3. Осуществить настройку подписи в соответствующем диалоговом окне (ввести сведения о лице, подписывающем документ).
  4. При необходимости, создайте строку для еще одной подписи, следуя трем вышеуказанным пунктам.

Для подписания строки документа, необходимо выделить саму строку ввода ЭЦП. Для того чтобы подписать документ с помощью ЭЦП, обратитесь к диалоговому окну «Подпись» и выполните одно из следующих действий:

  • введите свое имя рядом со значком Х (добавится печатная версия ЭЦП);
  • также возможно использовать изображение своей рукописной подписи (нажмите кнопку «Выбрать рисунок»);
  • если Вы пользуетесь планшетным компьютером, Вы можете добавить свою рукописную подпись (введите свое имя рядом со значком Х);
  • если Вы используете специально программное обеспечение для ЭЦП, просто нажмите кнопку «Подписать».

Вы также можете создать невидимую подпись, которая не видна в содержании документа, но может быть отображена путем нажатия строки «Подпись», расположенной в строке состояния в нижней части экрана.

Электронная подпись документов: проще не бывает!

В основе подписания HTML- XML- и PDF-документов лежит вышеописанный принцип с некоторыми поправками. Чтобы подписать документ в формате HTML, необходимо создать скрытое hidden-поле в соответствующей форме. Но работа в web-браузера максимально упрощена для пользователя ЭЦП. Поэтому все, что Вам нужно сделать, это заполнить форму и нажать кнопки Подписать и Отправить. Остальное сделает за Вас система.

XML-документ подписывается, как обычный файл Office. Самая активная работа с файлами в формате XMLdsig осуществляется при поддержке программы КриптоАРМ и приложения Microsoft Office InfoPath 2003.

54215Надежный крипто-помощник

Использование специального программного обеспечение, предназначенного для выполнения криптооперций и управления цифровыми сертификатами, значительно облегчает процедуру подписания документов с помощью ЭЦП.

КриптоАРМ или её аналог (стоит дешевле) «Екей.Подпись» являются самыми распространенными программами для подобных криптооперций на территории СНГ. Помимо шифрования и надежного хранения данных, они предоставляют широкие возможности для того, чтобы быстро и удобно подписать документ с помощью ЭЦП:

  • можно подписать не только отдельный файл, но и пакет файлов или архивов;
  • можно использовать как простую, так и усиленную электронную подпись;
  • можно создать не только первичную, но и дополнительную (подпись документа двумя и более лицами) и заверяющую (конечная подпись документа вышестоящим сотрудником) ЭЦП;
  • при работе с документами MS Office (Word, Excel, PowerPoint) возможно использование видимой и невидимой электронной подписи. Подписать документ с помощью ЭЦП можно двумя способами. Если в файл нужно добавить две или более подписи, для уменьшения риска возникновения ошибок используются видимые строки подписи. Если же документ подписывает одно лицо, используется невидимая ЭЦП;
  • КриптоАРМ или «Екей.Подпись» также позволяют снабдить лицо, подписывающее документ инструкциями (используйте поле Инструкции для подписывающего), самому подписывающему лицу добавить свой комментарий (поставьте соответствующий флажок), отображать дату подписания документа;
  • ограничение подписываемых файлов по размеру определяется исключительной объемом свободной памяти вашего компьютера;
  • одновременно может обрабатываться неограниченное количество файлов.

Для обеспечения юридической легитимности документов в формате PDF используется программа «КриптоПро PDF». С ее помощью осуществляется подписание документов Adobe Acrobat и Adobe Reader 7 версии и выше.

ЧТОБЫ ПОЛУЧИТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПОДПИСЬ —ЗАПОЛНИТЕ АНКЕТУ 

И СВЯЖИТЕСЬ С НАМИ ЛЮБЫМ УДОБНЫМ СПОСОБОМ, УКАЗАННОМ В РАЗДЕЛЕ «КОНТАКТЫ»

Постоянная ссылка на это сообщение: http://printkmv.com/kak-podpisat-dokument-elektronnoj-p/